Tworzenie zasobów archiwalnych
Powstawanie materiałów archiwalnych jest efektem pracy twórczej dziennikarzy i pracowników Polskiego Radia Olsztyn. Są to zapisy wywiadów i rozmów dziennikarzy i współpracowników, relacje z wydarzeń politycznych, kulturalnych, sportowych, gospodarczych, reportaże opisujące historię naszego regionu, a także realizacja produkcji literackich, religijnych, poetyckich i satyrycznych.
Istnieje wiele ścieżek tworzenia i uzupełniania archiwum:
- Autor nagrywa materiał na miejscu w studiu nagraniowym przy pomocy realizatora lub samodzielnie i eksportuje go do komputerowej bazy danych.
- Autor może też wykorzystywać gotowe serwisy dźwiękowe wyspecjalizowanych agencji np. PAP, IAR
- Autor nagrywa relacje z różnych wydarzeń, imprez i akcji promocyjnych w terenie.
- Realizator nagrywa audycję prowadzoną „na żywo” w studiu, z gośćmi lub be, często z wykorzystaniem technicznych środków łączności ( telefony, specjalizowane łącza ISDN, łącza IP)
- Realizator nagrywa materiał w terenie ( np. koncert, spotkanie autorskie, uroczystość religijna)
- Materiał zostaje przeniesiony z wcześniej utworzonych nośników ( taśm magnetycznych, kaset magnetofonowych, dysków MO, CD i DVD) lub zbiorów w postaci cyfrowej
- Pewna ilość materiałów jest pozyskiwana w drodze zakupu od innych rozgłośni, jak również w drodze darowizn od instytucji i prywatnych darczyńców ( w tym tak nietypowych jak radiowęzły zakładowe i archiwa domów kultury)
Wszystkie materiały są kopiowane w stosunku 1:1 z materiałów oryginalnych lub z rejestratora emisji i następnie w postaci plików gromadzone w pamięci masowej. Równolegle w komputerowej bazie danych są zapisywane informacje towarzyszące.
Po emisji materiał zostaje uzupełniony o niezbędne informacje towarzyszące przez Dział Archiwum i kwalifikowany jako pozycja archiwalna.
Zasoby radiowe uporządkowane są chronologicznie, zgodnie z przepisami i dyrektywami obowiązującymi w Polskim Radiu, zaleceniami Archiwum Państwowego, oraz standardowymi opisami bibliotecznymi i instrukcjami kancelaryjnymi.
- Do roku 2008 wszystkie materiały były przechowywane w specjalnym pomieszczeniu, zabezpieczonym i klimatyzowanym, w którym znajdują się regały na taśmy i nośniki cyfrowe. Materiały nagrywane były na taśmy magnetofonowe a później także nośniki cyfrowe - kasety DAT, płyty CD i DVD. Regularnie prowadzono przewijanie taśm archiwalnych, co zmniejszało utratę elastyczności i efekt przekopiowywania ścieżek. Na półkach nagrania układane były chronologicznie. Każde nagranie ma odrębny numer. Ze względów technicznych, zbiór zawierał tylko wybrane, najciekawsze, najlepsze i najważniejsze materiały, starannie wybierane przez redakcje RO (po 1993 roku zaczęto archiwizować większość materiałów premierowych). Obecnie nowe pozycje w tej części zbioru pojawiają się jedynie sporadycznie.
- wszystkie materiały taśmowe zostały w latach 2003 - 2010 przeniesione do postaci cyfrowej w dwóch wariantach - oryginał 1 :1 oraz częściowo poprawione technicznie - oczyszczone z szumów i trzasków
- od roku 2008 zasoby archiwalne gromadzone są w specjalnie do tego celu przygotowanym, zintegrowanym i skomputeryzowanym systemie obsługi rozgłośni radiowej jako pliki multimedialne, co pozwala łatwo je wyszukiwać według różnych kryteriów (m.in. według rodzaju audycji, tematyki, autorów, dat emisji, zakresu programowego, miejsca nagrania). Aktualnie ( rok 2019) archiwalne zbiory cyfrowe obejmują ponad - 420 000 plików i zajmują 2 TB przestrzeni dyskowej.
Po dokonaniu procesu digitalizacji, oryginalne materiały archiwalne wytworzone do czasu powstania spółki, to jest do 1993 roku zostały przekazane Archiwum Państwowemu w Olsztynie.
Archiwum Radia Olsztyn gromadzi także inne materiały archiwalne :
- metryczki audycji,
- raporty wydawców i producentów,
- okładki płyt,
- zdjęcia dokumentujące historię RO,
- wycinki prasowe i czasopisma dotyczące RO i Radiofonii Publicznej.
Powstał w efekcie piękny i ciekawy zbiór, będący gratką dla badaczy , studentów, historyków i miłośników mediów.
Udostępnianie zasobów archiwalnych
Zasoby archiwalne mogą być publicznie odtwarzane tylko na antenie Radia Olsztyn.
Materiały mogą być także udostępniane osobom zainteresowanym i instytucjom za zgodą prezesa RO. Jedną z form udostępnienia jest witryna internetowa archiwum Radia Olsztyn.
O udostępnianiu materiałów decydują przede wszystkim potrzeby programowe RO, ale również potrzeby instytucji państwowych, społecznych, organów ścigania, naukowców, dokumentalistów , i innych osób zainteresowanych historią mediów.